Подготовьте предложение для одного небольшого отеля: выберите экскурсию для его гостей, опишите условия записи и договоритесь, как учитывать заявки. Для старта достаточно карточки маршрута и общего журнала бронирований. Отелю нужно понимать, что предложить гостю и к кому обратиться за подтверждением. Гиду нужно видеть, откуда пришла заявка и состоялась ли экскурсия. Ниже разберём, как выбрать партнёра, согласовать расчёты и проверить работу связки без отдельной системы продаж.
Как выбрать отель и экскурсию для его гостей?
Начните с отеля, от которого удобно добраться до начала маршрута. Посмотрите на его сайте, кому адресовано предложение: семьям, гостям на выходные или людям, которые приезжают по работе. Это только предварительная оценка. У администратора уточните, спрашивают ли гости об экскурсиях, когда у них есть свободное время и что мешает им записаться.
Предложите один маршрут под конкретную ситуацию. Например, для гостя со свободным вечером подготовьте прогулку с понятным временем возвращения. Для семейного отдыха опишите темп, остановки и участки, где трудно пройти с коляской. Если маршрут начинается далеко от отеля, сразу объясните, как добраться до места встречи и входит ли дорога в цену.
Разговор с отелем можно начать так: «Я провожу экскурсию по городу и хочу предложить её вашим гостям. Подскажите, спрашивают ли у вас о прогулках и кто согласует такие предложения? Пришлю описание маршрута и порядок записи, чтобы вы оценили, подходит ли формат».
На первой встрече выясните, кто принимает решение о партнёрстве, а кто будет предлагать экскурсию на стойке. Это разные задачи. Руководитель согласует условия, а администратору понадобится короткий ответ на вопрос гостя: куда идём, когда вернёмся и сколько это стоит.
Что включить в партнёрское предложение гида?
Сделайте карточку, которую администратор сможет открыть при госте или отправить ему без дополнительных пояснений. Вынесите наверх название экскурсии, ближайшие доступные даты и цену в белорусских рублях. Если стоимость зависит от состава группы, объясните правило расчёта и укажите, кто подтверждает итоговую сумму.
- Маршрут: что увидит гость, где начинается и заканчивается прогулка, сколько она длится.
- Условия участия: темп, лестницы, ограничения по доступности и требования к одежде по погоде.
- Цена: что входит в стоимость и какие расходы гость оплачивает отдельно.
- Запись: куда направлять запрос и когда гид подтверждает место.
- Изменения: что происходит при опоздании, отмене или погоде, при которой маршрут провести нельзя.
Добавьте собственные фотографии места встречи и характерных участков маршрута. Подпись «встречаемся у входа со стороны площади» полезнее красивого кадра без ориентира. Если на снимке виден ориентир, который легко перепутать, поясните, с какой стороны ждать гида.
Карточку можно разместить на странице экскурсии, чтобы не пересылать новый файл после каждого изменения расписания. В материале о том, как гиду оформить страницу экскурсии, разобраны сведения, которые помогают гостю принять решение и записаться. Отелю передавайте ссылку на актуальное описание и отдельно сообщайте об изменениях условий.
Подготовьте короткую фразу для стойки: «Есть прогулка с гидом, начало рядом с отелем. Здесь маршрут и стоимость. Я уточню наличие мест на вашу дату». Такая формулировка отделяет предложение от подтверждения: администратор не обещает место до ответа гида.
Как согласовать заявки, оплату и расчёты с отелем?
До первой записи письменно зафиксируйте роли. Кто отвечает гостю, кто подтверждает экскурсию, кто принимает оплату и кто сообщает об отмене? Если эти вопросы остаются открытыми, гость рискует получить разные ответы от стойки и гида.
Размер вознаграждения отелю обсуждайте отдельно от цены для гостя. Не переносите сюда комиссии сервисов бронирования номеров: у продажи экскурсии другие расходы и обязанности. Сначала посчитайте, сколько остаётся после затрат на проведение маршрута, затем согласуйте вознаграждение и событие, после которого оно возникает, например фактическое участие гостя.
Для рабочего порядка достаточно короткого документа с понятными условиями. Он не заменяет оформление отношений, которое требуется участникам, но помогает проверить, одинаково ли стороны понимают договорённости.
- Определите, кто принимает запрос от гостя и передаёт его гиду.
- Согласуйте срок ответа и действие администратора, если гид пока недоступен.
- Установите, кто принимает оплату и сообщает гостю условия отмены.
- Опишите, когда возникает вознаграждение отелю и как учитывать возврат.
- Назначьте ответственных за сверку проведённых экскурсий и расчётов.
В журнале заявок заведите поля: номер заявки, отель, дата экскурсии, количество участников, статус и сумма к расчёту с партнёром. Названия статусов согласуйте заранее: «запрос», «подтверждено», «проведено», «отменено». Запрос ещё не означает продажу, поэтому вознаграждение считайте по тому статусу, который закрепили в условиях.
Каждой заявке присваивайте отдельный номер. По нему проще найти запись, если гость изменил дату или администратор передал смену коллеге. При переносе обновляйте исходную запись и сохраняйте понятную отметку о новой дате, чтобы одна экскурсия не попала в расчёт дважды.
Как проверить партнёрство без сложной автоматизации?
Запустите пробный период с одной экскурсией и одним отелем. Заранее выберите дату разбора результатов. На старте достаточно актуальной карточки маршрута, канала связи с гидом и журнала заявок. Сначала проверьте сам порядок работы, затем решайте, какие действия стоит автоматизировать.
Разделите два вопроса: предлагают ли сотрудники экскурсию и записываются ли гости после предложения. Если карточка лежит за стойкой, а администраторы о ней не знают, отсутствие заявок ничего не говорит об интересе к маршруту. Проверьте, где гость видит предложение и может ли сотрудник объяснить его без звонка руководителю.
Для разбора отмечайте, сколько раз сотрудники предложили экскурсию, сколько запросов передали гиду и сколько гостей приняли участие. Отдельно записывайте причину отказа, если гость её назвал: не подходит время, далеко идти до старта, непонятна цена. Не подменяйте ответ гостя догадкой администратора.
После экскурсии задайте короткий вопрос о том, что понравилось и что стоит изменить. Такой способ обратной связи рекомендует материал «Как привлечь туристов даже в небольшой туристический городок» (источник: blog.smsdar.ru). Для партнёрства полезно отдельно уточнить, легко ли было найти место встречи и совпало ли описание на стойке с самой прогулкой.
На встрече с отелем меняйте одно условие за раз. Если гости спрашивают о маршруте, но отказываются из-за раннего старта, сначала проверьте другое время. Одновременная смена цены, программы и расписания не позволит понять причину изменений.
Когда места заканчиваются, сразу сообщайте об этом отелю. Сотрудник должен знать, предлагать ли другую дату или прекращать запись. Порядок обновления доступности можно дополнить рекомендациями о том, как гиду рекламировать экскурсии и отключать набор полных групп.
Типичные ошибки в партнёрстве гида и отеля
- Передавать отелю длинное описание без условий записи. Сократите текст до карточки, а подробности оставьте на странице экскурсии.
- Обсуждать предложение только с руководителем. Покажите сотрудникам стойки, где смотреть даты и как получить подтверждение от гида.
- Считать любой запрос состоявшейся продажей. Разделите запрос, подтверждение и участие, затем привяжите расчёты к согласованному событию.
- Обещать гостю место до ответа гида. Используйте формулировку «уточню наличие мест» и соблюдайте срок ответа.
- Снижать цену без разбора отказов. Сначала выясните, мешает ли гостю стоимость, время старта или содержание маршрута.
За две минуты создайте заметку «Предложение для отеля» и запишите название одной экскурсии, место старта и цену для гостя.
